Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) to środki, z których pracodawca może dofinansować kształcenie ustawiczne swoich pracowników. Artykuł powstał w 2024 roku i opisywał ówczesne priorytety; zasady przyznawania środków opisujemy już według obecnych przepisów.
Stan prawny: aktualizacja 10.11.2026. Od 1 czerwca 2025 roku KFS działa na podstawie ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620, art. 125–133), a tryb przyznawania środków określa rozporządzenie z 25 listopada 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1641). Stawki, limity i warunki podane niżej wynikają z tej ustawy (
api.sejm.gov.pl), a nie z zasad obowiązujących w 2024 roku. Aktualne priorytety opisujemy w artykule KFS 2027: cztery priorytety i nowe zasady finansowania szkoleń.
Na skróty
- Jakie są główne priorytety KFS na rok 2024?
- Kto może ubiegać się o dofinansowanie z KFS w 2024 roku?
- Jakie zmiany wprowadzono w zasadach przyznawania środków z KFS?
- Ile wynosi maksymalna kwota dofinansowania na jednego pracownika?
- Jakie rodzaje szkoleń są preferowane w ramach KFS 2024?
- Jak przygotować skuteczny wniosek o dofinansowanie z KFS?
- Jakie branże mają największe szanse na uzyskanie wsparcia z KFS?
- Czy można łączyć środki z KFS z innymi formami dofinansowania?
- Jakie są terminy składania wniosków o KFS w 2024 roku?
- Jak rozliczyć szkolenie sfinansowane ze środków KFS?
- Czy istnieją ograniczenia w liczbie szkoleń na jednego pracownika?
- Jakie dokumenty są niezbędne do złożenia wniosku o KFS?
- Czy małe firmy mają szansę na dofinansowanie z KFS?
- Jakie są konsekwencje niewykorzystania przyznanych środków z KFS?
Jakie są główne priorytety KFS na rok 2024?
Priorytety wydatkowania środków KFS ustala co roku minister właściwy do spraw pracy. Wśród priorytetów na 2024 rok znalazły się m.in. wsparcie kształcenia związanego z wdrażaniem w firmach nowych procesów, technologii i narzędzi pracy, kształcenie w zawodach deficytowych, wsparcie osób powracających na rynek pracy po przerwie związanej z opieką nad dzieckiem i członków rodzin wielodzietnych, rozwój umiejętności cyfrowych oraz wsparcie pracowników branży motoryzacyjnej.
W 2025 roku środki KFS wydawano jeszcze według priorytetów przyjętych na podstawie poprzedniej ustawy (art. 453 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Od priorytetów na 2026 rok obowiązują nowe zasady: minister ustala nie więcej niż cztery priorytety na rok, po zasięgnięciu opinii Rady Rynku Pracy (art. 25 ust. 1 pkt 1 lit. b), samorząd województwa może dodać nie więcej niż trzy priorytety regionalne (art. 32 ust. 1 pkt 2 lit. b), a powiat — jeden priorytet lokalny (art. 38 ust. 1 pkt 19 lit. b). Wszystkie priorytety są równorzędne, a listę publikuje wojewódzki urząd pracy. Środki mogą trafić także na wnioski spoza priorytetów, o ile wnioski spełniające priorytety zostały już rozpatrzone (art. 125 ust. 4–5).
Lista zawodów deficytowych, istotna dla części priorytetów, wynika z lokalnych i regionalnych badań rynku pracy, dlatego przed złożeniem wniosku warto sprawdzić ją w ogłoszeniu naboru swojego powiatowego urzędu pracy.
Kto może ubiegać się o dofinansowanie z KFS w 2024 roku?
Według obecnych przepisów (od 1 czerwca 2025 roku) zasady dostępu określa art. 125 ust. 8 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia: ze środków KFS mogą korzystać podmioty, które w okresie co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio przed złożeniem wniosku opłacały składki na Fundusz Pracy albo są z mocy prawa zwolnione z ich opłacania. Środki mogą sfinansować kształcenie ustawiczne pracowników, pracodawców, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych (art. 125 ust. 10).
Wysokość wsparcia zależy od liczby zatrudnionych. Starosta może przyznać środki w wysokości do 70% kosztów kształcenia (art. 126 ust. 1), a podmiotom niezatrudniającym pracowników albo zatrudniającym w dniu złożenia wniosku nie więcej niż 9 osób w przeliczeniu na pełne etaty — do 90% (art. 126 ust. 2). Resztę, czyli co najmniej 30% albo 10% kosztów, firma pokrywa sama.
Ze środków KFS nie mogą skorzystać m.in. podmioty z zaległościami podatkowymi lub składkowymi (ZUS, KRUS, Fundusz Pracy, FGŚP, PFRON), pozostające pod zarządem komisarycznym, w likwidacji lub upadłości, a także te, które w ciągu 3 lat przed wnioskiem rażąco naruszyły umowę o środki KFS zawartą ze starostą rozpatrującym ten wniosek (art. 125 ust. 9). Starosta ocenia też, czy planowane kształcenie odpowiada priorytetom na dany rok i potrzebom lokalnego lub regionalnego rynku pracy (art. 125 ust. 13).
Jakie zmiany wprowadzono w zasadach przyznawania środków z KFS?
Najważniejsza zmiana nastąpiła 1 czerwca 2025 roku, gdy w miejsce ustawy o promocji zatrudnienia weszła w życie ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Z punktu widzenia pracodawcy zmieniły się przede wszystkim stawki i limity:
| Element | Zasady według ustawy z 2025 r. (api.sejm.gov.pl) |
|---|---|
| Stawka dofinansowania | Do 70% kosztów; do 90% w podmiotach bez pracowników albo zatrudniających nie więcej niż 9 osób (art. 126 ust. 1–2) |
| Limit na uczestnika | Nie więcej niż 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku (art. 126 ust. 1–2) |
| Roczny limit na wnioskodawcę | 4-, 8-, 12- albo 14-krotność przeciętnego wynagrodzenia, zależnie od zatrudnienia (art. 126 ust. 3) |
| Sposób złożenia wniosku | Wyłącznie elektronicznie, przez indywidualne konto, do PUP właściwego dla siedziby albo miejsca prowadzenia działalności (art. 126 ust. 4) |
| Realizator szkolenia | Od 1 stycznia 2026 r. instytucja wpisana do rejestru prowadzonego przez PARP w Bazie Usług Rozwojowych (art. 128 ust. 2 w zw. z art. 461 pkt 2) |
Ustawa wprowadziła też obowiązek utrzymania zatrudnienia osoby, której kształcenie sfinansowano, przez co najmniej 3 miesiące od jego ukończenia (art. 127 ust. 1), oraz zakaz kupowania usług od podmiotów powiązanych z wnioskodawcą osobowo lub kapitałowo (art. 129). Wyboru realizatora dokonuje się z zachowaniem zasad konkurencyjności, równego traktowania i przejrzystości (art. 128 ust. 1).
Ile wynosi maksymalna kwota dofinansowania na jednego pracownika?
Ustawa nie podaje kwoty w złotych. Środki KFS na jednego uczestnika kształcenia nie mogą przekroczyć 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym (art. 126 ust. 1–2). Przeciętne wynagrodzenie w rozumieniu ustawy to przeciętne wynagrodzenie z poprzedniego kwartału ogłaszane przez Prezesa GUS (art. 2 pkt 34), więc kwota limitu w złotych zmienia się w ciągu roku — warto ją sprawdzić w ogłoszeniu naboru PUP.
Oprócz limitu na osobę obowiązuje roczny limit na wnioskodawcę (art. 126 ust. 3):
| Liczba zatrudnionych (w przeliczeniu na pełne etaty) | Roczny limit środków KFS |
|---|---|
| Brak pracowników albo do 9 | 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia |
| Powyżej 9, do 49 | 8-krotność przeciętnego wynagrodzenia |
| Powyżej 49, do 249 | 12-krotność przeciętnego wynagrodzenia |
| Powyżej 249 | 14-krotność przeciętnego wynagrodzenia |
Lista kosztów, które można sfinansować, jest zamknięta (art. 125 ust. 11). Obejmuje szkolenia, egzaminy i inne formy potwierdzenia nabytej wiedzy i umiejętności, studia podyplomowe, badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia lub pracy po jego ukończeniu oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z kształceniem. Kosztów dojazdu ani zakwaterowania na tej liście nie ma.
Jakie rodzaje szkoleń są preferowane w ramach KFS 2024?
W 2024 roku wśród priorytetów znalazły się umiejętności cyfrowe oraz kształcenie związane z wdrażaniem nowych procesów, technologii i narzędzi pracy. W praktyce oznaczało to, że o środki mogły się ubiegać m.in. szkolenia z programowania, administracji systemami IT, cyberbezpieczeństwa czy wykorzystania sztucznej inteligencji w procesach biznesowych — pod warunkiem uzasadnienia ich związku z priorytetem.
Ustawa nie zawiera listy preferowanych tematów szkoleń. Liczy się zgodność z priorytetami ustalonymi na dany rok, zgodność nabywanych kompetencji z potrzebami lokalnego lub regionalnego rynku pracy oraz cena usługi w porównaniu z cenami podobnych usług na rynku (art. 125 ust. 13). Szkolenia z kompetencji miękkich, zarządzania projektami czy szkolenia branżowe mogą zostać dofinansowane, jeśli wnioskodawca pokaże ich związek z priorytetem albo z potrzebami rynku pracy.
Trzeba też pamiętać o wyłączeniach z art. 125 ust. 12: środków KFS nie przeznacza się na kształcenie sfinansowane już z innych środków publicznych, na szkolenia, które pracodawca jest obowiązany zapewnić na podstawie odrębnych przepisów, ani na działania rozpoczęte przed podpisaniem umowy o finansowanie.
Jak przygotować skuteczny wniosek o dofinansowanie z KFS?
Przygotowanie wniosku zaczyna się od analizy potrzeb szkoleniowych firmy i pracowników. Wniosek powinien jasno pokazywać, jak planowane kształcenie wiąże się z priorytetem wydatkowania na dany rok i z potrzebami lokalnego rynku pracy — to kryteria, które starosta bierze pod uwagę z mocy ustawy (art. 125 ust. 13).
W dokumentacji warto opisać planowane efekty kształcenia i sposób ich wykorzystania w pracy, harmonogram dopasowany do organizacji pracy w firmie oraz uzasadnienie wyboru realizatora. Ponieważ starosta porównuje koszt usługi z cenami podobnych usług na rynku, dobrze mieć porównanie ofert — wymaga tego zresztą zasada konkurencyjności przy wyborze realizatora (art. 128 ust. 1).
Budżet powinien obejmować wyłącznie koszty kwalifikowane z art. 125 ust. 11 i mieścić się w limitach z art. 126. Szczegółowy zakres informacji we wniosku i tryb jego rozpatrywania określa rozporządzenie w sprawie KFS (Dz.U. 2025 poz. 1641) oraz ogłoszenie naboru konkretnego urzędu pracy.
Jakie branże mają największe szanse na uzyskanie wsparcia z KFS?
Ustawa nie wskazuje branż uprzywilejowanych. O szansach decyduje dopasowanie wniosku do priorytetów ustalonych na dany rok oraz do potrzeb lokalnego lub regionalnego rynku pracy (art. 125 ust. 13). W 2024 roku jednym z priorytetów było wsparcie pracowników branży motoryzacyjnej, a priorytety dotyczące umiejętności cyfrowych i nowych technologii otwierały drogę do finansowania szkoleń IT w firmach z różnych sektorów.
W kolejnych latach lista priorytetów się zmienia, dlatego przed planowaniem budżetu szkoleniowego warto sprawdzić priorytety na bieżący rok i ogłoszenie naboru w swoim powiatowym urzędzie pracy.
Czy można łączyć środki z KFS z innymi formami dofinansowania?
Firma może korzystać z różnych form wsparcia równolegle, ale ten sam koszt nie może zostać sfinansowany dwa razy. Ustawa wprost wyklucza przeznaczenie środków KFS na kształcenie, które zostało sfinansowane z innych środków publicznych (art. 125 ust. 12 pkt 1).
W praktyce możliwe jest na przykład sfinansowanie części szkoleń ze środków KFS, a innych — z programów regionalnych, Bazy Usług Rozwojowych lub budżetu własnego firmy. Kluczowe jest precyzyjne rozdzielenie kosztów i przejrzysta dokumentacja, z której jasno wynika, które działanie sfinansowano z jakiego źródła.
Jakie są terminy składania wniosków o KFS w 2024 roku?
Terminy naborów ustala każdy powiatowy urząd pracy i ogłasza je na swojej stronie. W większości urzędów nabory odbywają się na początku roku, a po rozdzieleniu rezerwy KFS mogą zostać ogłoszone kolejne.
Wniosek trzeba złożyć z wyprzedzeniem, bo środki KFS nie mogą sfinansować działań rozpoczętych przed podpisaniem umowy o finansowanie (art. 125 ust. 12 pkt 3). Warto zaplanować czas na rozpatrzenie wniosku, ewentualne uzupełnienia i podpisanie umowy, zanim szkolenie się rozpocznie.
Jak rozliczyć szkolenie sfinansowane ze środków KFS?
Sposób i termin rozliczenia określa umowa zawarta ze starostą. Zwykle obejmuje to faktury lub rachunki za kształcenie, potwierdzenia płatności oraz dokumenty potwierdzające udział uczestników i ukończenie kształcenia, np. zaświadczenia lub certyfikaty. Płatność ze środków KFS trafia przelewem na rachunek podmiotu w terminie określonym w umowie (art. 131 ust. 1).
Starosta może kontrolować przestrzeganie umowy, wydatkowanie środków zgodnie z przeznaczeniem, właściwe dokumentowanie ich wykorzystania i wywiązywanie się z obowiązku utrzymania zatrudnienia, a także same działania w trakcie i w miejscu ich prowadzenia (art. 132 ust. 1). Dokumentację trzeba więc przechowywać przez okres wskazany w umowie i być gotowym do jej okazania.
Po ukończeniu kształcenia firma musi utrzymać zatrudnienie uczestnika przez co najmniej 3 miesiące (art. 127 ust. 1). Obowiązek nie dotyczy m.in. sytuacji, gdy pracownik sam rozwiąże umowę o pracę, gdy umowę rozwiązano z nim w trybie art. 52 albo 53 Kodeksu pracy lub gdy stosunek pracy wygasł.
Czy istnieją ograniczenia w liczbie szkoleń na jednego pracownika?
Ustawa nie ogranicza liczby szkoleń na jednego uczestnika. Ograniczenie jest finansowe: środki KFS na jedną osobę nie mogą przekroczyć 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku (art. 126 ust. 1–2), a cały wniosek musi zmieścić się w rocznym limicie dla wnioskodawcy (art. 126 ust. 3).
Pracodawca powinien jednak racjonalnie planować ścieżkę rozwoju każdego pracownika. Sekwencja powiązanych ze sobą szkoleń, które stopniowo budują umiejętności, łatwiej uzasadnić we wniosku niż przypadkowy zestaw kursów.
Ważne jest też równomierne rozłożenie szkoleń w czasie. Zbyt duża intensywność może negatywnie wpłynąć na efektywność uczenia się i możliwość praktycznego wykorzystania zdobytej wiedzy. Warto uwzględnić czas potrzebny na wdrożenie nowych umiejętności w pracy.
Jakie dokumenty są niezbędne do złożenia wniosku o KFS?
Wniosek składa się wyłącznie w postaci elektronicznej, przez indywidualne konto, do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę albo miejsce prowadzenia działalności (art. 126 ust. 4). Zakres informacji we wniosku i wymagane załączniki określa rozporządzenie w sprawie KFS (Dz.U. 2025 poz. 1641) oraz ogłoszenie naboru danego urzędu.
Niezależnie od formularza warto mieć przygotowane: opis planowanych działań i uzasadnienie ich związku z priorytetem, informacje o uczestnikach, program kształcenia, ofertę realizatora wraz z porównaniem z innymi ofertami na rynku oraz potwierdzenie, że realizator szkolenia jest wpisany do rejestru w Bazie Usług Rozwojowych.
Jak KFS wspierał rozwój kompetencji cyfrowych w 2024 roku?
Rozwój umiejętności cyfrowych był jednym z priorytetów KFS na 2024 rok. W jego ramach o dofinansowanie mogły się ubiegać m.in. szkolenia z analizy danych, programowania, cyberbezpieczeństwa, wdrażania rozwiązań chmurowych, automatyzacji procesów biznesowych czy wykorzystania sztucznej inteligencji.
To, czy konkretne szkolenie otrzyma dofinansowanie, zależy od uzasadnienia we wniosku, priorytetów na dany rok i decyzji starosty — kategoria tematyczna szkolenia sama tego nie przesądza.
Czy małe firmy mają szansę na dofinansowanie z KFS?
Tak. Podmioty niezatrudniające pracowników albo zatrudniające nie więcej niż 9 osób w przeliczeniu na pełne etaty mogą otrzymać do 90% kosztów kształcenia, a nie do 70% jak pozostali (art. 126 ust. 2). Wkład własny wynosi więc co najmniej 10% kosztów, a nie 30%.
Mniejszy jest też roczny limit na wnioskodawcę: dla takich podmiotów to 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia (art. 126 ust. 3 pkt 1). Ze środków KFS może skorzystać także osoba prowadząca działalność gospodarczą bez pracowników, o ile spełnia warunek opłacania składek na Fundusz Pracy lub zwolnienia z nich z mocy prawa (art. 125 ust. 8 i 10).
Ustawa nie przewiduje dla małych firm odrębnej, uproszczonej procedury ani dodatkowych punktów w ocenie wniosków — kryteria z art. 125 ust. 13 są takie same dla wszystkich.
Jakie są konsekwencje niewykorzystania przyznanych środków z KFS?
Ustawa określa, kiedy środki trzeba zwrócić (art. 131 ust. 2). Dzieje się tak, gdy uczestnik bez uzasadnionej przyczyny nie podejmie lub nie ukończy kształcenia albo nie przystąpi do egzaminu lub wymaganych badań, gdy środki wydano niezgodnie z umową, a także gdy firma nie dotrzymała obowiązku utrzymania zatrudnienia z art. 127 ust. 1.
Zwrot dotyczy kwoty wydanej na kształcenie danej osoby albo wydanej niezgodnie z umową. Trzeba go dokonać w ciągu 30 dni od doręczenia wezwania starosty, razem z odsetkami ustawowymi liczonymi od dnia wypłaty środków (art. 131 ust. 3). Firma, która nie dotrzyma warunków z art. 127 ust. 1, nie otrzyma też finansowania z KFS przez rok od ukończenia kształcenia (art. 127 ust. 2).
Aby uniknąć takich sytuacji, warto realistycznie zaplanować harmonogram i skład uczestników jeszcze przed złożeniem wniosku, a w razie trudności w realizacji od razu skontaktować się z urzędem pracy i ustalić, czy i jak można zmienić umowę.
Przeczytaj również
- KFS 2027: cztery priorytety i nowe zasady finansowania szkoleń
- Od wniosku do realizacji: Krok po kroku przez proces uzyskiwania dofinansowania z KFS
- Małe firmy a KFS: Dlaczego małe firmy powinny korzystać z dofinansowania szkoleń?
- Branże priorytetowe w KFS: Gdzie szukać największych szans na dofinansowanie?
Najczęściej zadawane pytania
Ile wynosi maksymalne dofinansowanie z KFS na jednego pracownika?
Środki KFS na jednego uczestnika kształcenia nie mogą przekroczyć 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku (art. 126 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Stawka wynosi do 70% kosztów, a w podmiotach zatrudniających nie więcej niż 9 osób — do 90%. Sfinansować można szkolenia, egzaminy, studia podyplomowe, wymagane badania i ubezpieczenie NNW, ale nie dojazd ani zakwaterowanie.
Czy małe firmy mają szansę na dofinansowanie z KFS?
Tak. Podmioty bez pracowników albo zatrudniające nie więcej niż 9 osób mogą otrzymać do 90% kosztów kształcenia, przy rocznym limicie 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia. Warunkiem jest opłacanie składek na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy przed wnioskiem albo zwolnienie z nich z mocy prawa. Procedura i kryteria oceny są takie same jak dla większych firm.
Jakie szkolenia mają największe szanse na dofinansowanie z KFS w 2024 roku?
W 2024 roku wśród priorytetów były m.in. umiejętności cyfrowe, kształcenie związane z nowymi procesami i technologiami, zawody deficytowe i branża motoryzacyjna. Starosta ocenia zgodność wniosku z priorytetami na dany rok, z potrzebami lokalnego rynku pracy oraz cenę usługi na tle rynku. Od 2026 roku obowiązują priorytety ustalane według nowej ustawy: do czterech ministra, do trzech regionalnych i jeden powiatowy.
Co się stanie, jeśli nie wykorzystam przyznanych środków z KFS?
Środki trzeba zwrócić m.in. wtedy, gdy uczestnik bez uzasadnionej przyczyny nie ukończy kształcenia, gdy środki wydano niezgodnie z umową albo gdy firma nie utrzymała zatrudnienia uczestnika przez 3 miesiące po kształceniu. Zwrot obejmuje kwotę dotyczącą tej osoby lub tych wydatków, z odsetkami ustawowymi od dnia wypłaty, w ciągu 30 dni od wezwania starosty (art. 131 ustawy).