Dofinansowanie szkoleń: sprawdź, który instrument pasuje do Twojej firmy

W gąszczu dostępnych programów wsparcia łatwo się zagubić. Dlatego przygotowaliśmy przejrzysty przewodnik, który pomoże zorientować się w możliwościach i wybrać optymalne rozwiązanie dla Twojej organizacji.

Trzy pytania prowadzą do instrumentów, od których warto zacząć: jak duża jest firma, gdzie ma siedzibę i czego dotyczy szkolenie. Tabela kieruje do właściwych sekcji tej strony — nie podaje wysokości wsparcia, bo ta zależy od instrumentu i od stanu naboru, a oba opisujemy przy źródle, które aktualizuje się sam.

• ¹ Poziom wsparcia i limit w programie regionalnym zależą od miejsca siedziby — sprawdź w tabeli województw
• ² Część programów regionalnych dla pracodawców jest zawężona do mniejszych firm — warunki sprawdza się u operatora właściwego dla województwa
• ³ To nie jest instrument regionalny, więc województwo nie zmienia tu nic

Tabela wskazuje kierunek, nie rozstrzyga wniosku. O przyznaniu środków decyduje urząd albo operator programu, a nie my — dlatego każdą regułę podajemy z odnośnikiem do źródła, a nie z własnym zapewnieniem. Zanim zaczniesz szukać, warto też przeczytać, z czego szkolenia sfinansować się nie da: większość rozczarowań bierze się z instrumentu, który od początku nie dotyczył szkoleń, a nie z odmowy urzędu. A jeśli zamiast kierunku szukasz opisu całej procedury krok po kroku — są nasze opracowania w bazie wiedzy.

KFS to wydzielona część Funduszu Pracy przeznaczona na kształcenie ustawiczne osób pracujących. Od 1 stycznia 2026 roku działa na nowej podstawie prawnej, więc poradniki opisujące poprzedni stan prawny podają reguły, które już nie obowiązują. Poniżej wyłącznie reguły wynikające z obowiązującej ustawy i rozporządzeń — każda z odnośnikiem do źródła.

Każde województwo prowadzi własny program finansowania usług rozwojowych, z własnym operatorem, własnym regulaminem i własnym kalendarzem naborów. Dlatego tabela nie podaje poziomów ani limitów — kieruje do podstrony urzędowej, która jest indeksem operatorów, i do operatora, u którego stoją warunki i stan naboru.

Poza programami konkursowymi działa kilka instrumentów ustawowych, o których w serwisach dotacyjnych prawie się nie pisze — a które bywają trafniejsze niż program konkursowy, bo nie mają naboru, terminu ani rankingu. Przy każdym podajemy przepis, z którego wynika, i odnośnik do tekstu źródłowego. Treść przepisów odczytaliśmy z tekstów jednolitych ustaw.

• Refundacja kosztów szkolenia pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności. Przysługuje każdemu pracodawcy zatrudniającemu osoby z orzeczeniem, bez kryterium wielkości firmy. Poniesione koszty szkolenia mogą być zrefundowane do 70% tych kosztów, nie więcej niż do wysokości dwukrotnego przeciętnego wynagrodzenia na jedną osobę — art. 41 ust. 2 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (treść odczytana 5 października 2026); dla dużych przedsiębiorców poziom wynosi 60%, a refundacja obejmuje również koszty płacy pracownika za czas, w którym uczestniczy on w szkoleniu — urzędowa karta usługi (treść odczytana 5 października 2026). Tego ostatniego nie opisuje praktycznie nikt, a bywa to większa część rachunku niż samo szkolenie. Wniosek składa się przed rozpoczęciem szkolenia: zwrotowi nie podlegają koszty poniesione przed podpisaniem umowy, a umowę zawiera starosta (art. 41 ust. 3 tej samej ustawy).
• Dofinansowanie szkoleń w firmie przejściowo w trudnej sytuacji. Warunkiem wejścia jest spadek obrotów o co najmniej 15% w ciągu 6 kolejnych miesięcy w okresie 12 miesięcy poprzedzających wniosek oraz brak zaległości publicznoprawnych — art. 3 ust. 1 ustawy z 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy, Dz.U. 2013 poz. 1291 (treść odczytana 5 października 2026). Dofinansowanie na jednego pracownika wynosi 80% kosztów szkolenia, nie więcej niż 300% przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale (art. 20 ust. 2 tej ustawy), a wniosek składa się do starosty właściwego dla siedziby firmy (art. 18 ust. 1). Dwa warunki, które decydują o odmowie: trzeba mieć już zawartą umowę o wypłatę świadczeń, a szkolenie musi rozpocząć się w trakcie przestoju ekonomicznego albo w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy (art. 20 ust. 3). Wsparcie jest pomocą de minimis. Kryterium wielkości firmy ustawa nie stawia — korzystać może także duże przedsiębiorstwo.
• Ulga podatkowa, której katalog wymienia usługi szkoleniowe wprost. To jedyna polska ulga, w której ustawodawca nazwał szkolenie po imieniu: za koszty poniesione na robotyzację uznaje się między innymi „koszty nabycia usług szkoleniowych dotyczących robotów przemysłowych oraz innych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych” — art. 38eb ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a w podatku od osób fizycznych art. 52jb (treść odczytana 5 października 2026). Odliczeniu podlega 50% tych kosztów, nie więcej niż dochód z przychodów innych niż z zysków kapitałowych (art. 38eb ust. 1). Ulga wygasa: stosuje się ją do kosztów poniesionych do końca roku podatkowego, który rozpoczął się w 2026 roku (art. 38eb ust. 5) — dla podatnika rozliczającego się w roku kalendarzowym rok 2026 jest ostatni. Zakres jest węższy, niż sugeruje nazwa: szkolenie musi dotyczyć nabytych robotów przemysłowych i aktywów potrzebnych do ich uruchomienia, a nie dowolnego szkolenia technologicznego.
• Program zwolnień monitorowanych. Dotyczy pracodawcy planującego zwolnienie z przyczyn dotyczących zakładu pracy co najmniej 50 pracowników w okresie 3 miesięcy; zakres pomocy, jaki uzgadnia się z urzędem pracy, obejmuje wprost szkolenia, potwierdzenie nabytej wiedzy i umiejętności oraz uzyskanie dokumentów potwierdzających ich nabycie — art. 217 ust. 1 pkt 3 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, Dz.U. 2025 poz. 620 (treść odczytana 5 października 2026). Program może realizować także instytucja szkoleniowa (art. 217 ust. 3). Osobna, rzadko opisywana część: świadczenie szkoleniowe przysługuje po rozwiązaniu stosunku pracy na czas udziału w szkoleniach, nie dłużej niż 6 miesięcy, w wysokości wynagrodzenia pracownika, nie wyżej niż 200% minimalnego wynagrodzenia, a urząd pracy refunduje pracodawcy składki emerytalne i rentowe (art. 217 ust. 8 i 9).
• Szkolenie zamawiane przez starostę na zgłoszenie pracodawcy. Pracodawca nie jest tu wnioskodawcą, lecz zgłasza zapotrzebowanie na kompetencje, a uczestnikami są osoby bezrobotne lub poszukujące pracy — art. 99 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia (treść odczytana 5 października 2026). Starosta finansuje koszt należny instytucji szkoleniowej dla jednego uczestnika do wysokości 300% przeciętnego wynagrodzenia (art. 101 ust. 2), a szkolenie może trwać do 24 miesięcy (art. 99 ust. 4). Realizatorem może być wyłącznie podmiot wpisany do rejestru usług rozwojowych — art. 106 tej ustawy rozciąga ten wymóg na szkolenia finansowane ze środków Funduszu Pracy w ogóle, nie tylko na Krajowy Fundusz Szkoleniowy. Co to oznacza w praktyce, opisujemy w sekcji o Bazie Usług Rozwojowych.

„Można łączyć programy” to zdanie, które nic nie znaczy, dopóki nie wie się, co blokuje łączenie. Blokują je trzy bariery, każda zapisana w przepisie, i wszystkie trzy działają niezależnie od siebie. Jedna ścieżka konkursowa jest od pierwszej z nich wyjęta — i właśnie dlatego warto ją znać.

Reguły obowiązujące dziś podajemy wyżej na tej stronie, przy odnośnikach do dziennika ustaw i do urzędów. Poniżej są nasze własne opracowania procesowe — o tym, jak wygląda droga wniosku, jakie bywają priorytety, co najczęściej psuje wniosek i jak przebiega rozliczenie. Przy części z nich stoi rok powstania: starsze opisują praktykę sprzed zmiany podstawy prawnej i nie należy czytać ich jako potwierdzenia dzisiejszych reguł.

• KFS — jak sfinansować szkolenia zespołu z Krajowego Funduszu Szkoleniowego — Opracowanie procesowe: jak wygląda droga od decyzji o szkoleniu do wniosku o środki z funduszu.
• BUR — Baza Usług Rozwojowych krok po kroku dla firmy — Poradnik krok po kroku po rejestrze usług rozwojowych — od konta po zapis na usługę.
• Branże priorytetowe w KFS: Gdzie szukać największych szans na dofinansowanie? — Opracowanie o priorytetach wydatkowania i o tym, gdzie szukać ich brzmienia na dany rok.
• Jak efektywnie wykorzystać środki z KFS? Praktyczny poradnik dla pracodawców — Opracowanie archiwalne z 2024 roku o planowaniu wykorzystania przyznanych środków.
• Jak KFS wspiera rozwój umiejętności IT Kompetencje cyfrowe w dobie transformacji — Opracowanie o kompetencjach cyfrowych jako temacie wniosku szkoleniowego.
• KFS 2024: Nowe priorytety i możliwości dofinansowania szkoleń dla pracowników — Opracowanie archiwalne z 2024 roku: opisuje priorytety z tamtego naboru, nie stan prawny obowiązujący od 2026 roku. Reguły obowiązujące dziś są wyżej na tej stronie, z odnośnikami do dziennika ustaw, a priorytety na 2027 rok opisuje osobna pozycja tej listy.
• KFS a rozwój kompetencji miękkich: Dlaczego warto inwestować w umiejętności interpersonalne? — Opracowanie o kompetencjach interpersonalnych jako temacie wniosku szkoleniowego.
• Małe firmy a KFS: Dlaczego małe firmy powinny korzystać z dofinansowania szkoleń? — Opracowanie o perspektywie najmniejszych firm — czego dotyczy wniosek, gdy zespół jest mały.
• Najczęstsze błędy we wnioskach o KFS i jak ich uniknąć — Opracowanie o najczęstszych błędach we wnioskach, zebranych z praktyki urzędów.
• Od wniosku do realizacji: Krok po kroku przez proces uzyskiwania dofinansowania z KFS — Opracowanie procesowe: kolejność kroków od złożenia wniosku do rozliczenia szkolenia.
• Kompetencje dla sektorów — dofinansowanie szkoleń IT przez BUR — Opracowanie o ścieżce sektorowej — operatorze o zasięgu krajowym, refundacji po zrealizowanym szkoleniu i formach wkładu własnego. Liczby i terminy opisane ze stanem na dzień pomiaru, z odnośnikami do dokumentacji operatora.
• KFS 2027 — cztery priorytety i nowe zasady finansowania szkoleń — Opracowanie o priorytetach na 2027 rok w pełnym brzmieniu oraz o progach, limitach rocznych i obowiązkach wynikających z ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Każda reguła z numerem artykułu, stan sprawdzony w dniu publikacji.

Proces współpracy został zaprojektowany tak, aby maksymalnie odciążyć naszych klientów, jednocześnie wprost rozdzielając to, co robimy sami, od tego, co pozostaje decyzją instytucji prowadzącej konkurs.

EITT oferuje szeroki zakres szkoleń dostępnych w ramach dofinansowania, odpowiadając na kluczowe wyzwania współczesnego biznesu. Każde szkolenie może zostać dostosowane do specyficznych potrzeb organizacji i zrealizowane w formie stacjonarnej lub zdalnej.

Nasi eksperci pomogą w doborze optymalnego programu rozwojowego w ramach dostępnego dofinansowania.