Krajowy Fundusz Szkoleniowy to najprostsza droga do sfinansowania szkoleń zespołu: wniosek składa się do powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby firmy, a przyznane środki trafiają na konto pracodawcy, zanim zapłaci on fakturę. Od 2025 roku fundusz działa jednak na nowej podstawie prawnej — ustawie z 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia — i część reguł, które firmy pamiętają z poprzednich lat, już nie obowiązuje.
Na skróty
Czego dowiesz się z artykułu:
- Jak brzmią cztery priorytety ogłoszone na 2027 rok i dlaczego mają równą wagę
- Kiedy dofinansowanie wynosi 70%, a kiedy 90%
- Ile łącznie może dostać jedna firma w roku — limit zależy od liczby zatrudnionych
- Kto w ogóle może wnioskować i jaki warunek trzeba spełniać od pół roku wstecz
- Trzy obowiązki po stronie pracodawcy, które najłatwiej przeoczyć
Dla kogo ten artykuł: pracodawcy planujący budżet szkoleniowy na 2027 rok, działy HR i L&D, właściciele mikro- i małych firm.
Czas czytania: 9 minut
Cztery priorytety na 2027 rok
Minister właściwy do spraw pracy ustala co roku nie więcej niż cztery priorytety wydatkowania środków, po zasięgnięciu opinii Rady Rynku Pracy. Na 2027 rok ogłoszono cztery i brzmią one następująco:
- Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w zawodach określonych jako deficytowe na danym terenie, to jest w powiecie lub w województwie.
- Wsparcie kształcenia ustawicznego w zakresie rozwijania kompetencji umożliwiających skuteczne funkcjonowanie w warunkach sytuacji kryzysowych, zagrożeń oraz zmian wpływających na bezpieczeństwo, ciągłość działania i odporność organizacji.
- Wsparcie kształcenia ustawicznego osób po 50 roku życia.
- Wsparcie kształcenia ustawicznego w związku z zastosowaniem w firmach nowych procesów, technologii i narzędzi pracy, ze szczególnym uwzględnieniem umiejętności cyfrowych, AI oraz tak zwanych umiejętności zielonych, zwłaszcza gdy powyższe czynniki stanowią zagrożenie utratą pracy.
Dwie uwagi, które zmieniają sposób planowania wniosku.
Priorytety są równorzędne. Ustawa mówi wprost, że pomoc jest udzielana według ustalanych corocznie równorzędnych priorytetów. Nie ma więc priorytetu „lepszego” ani „słabszego” — wybór jednego z nich nie osłabia wniosku wobec innego.
Powyżej priorytetów ogólnopolskich istnieją jeszcze priorytety regionalne, ustalane osobno, i mają tę samą wagę. Ogłaszane są zwykle po nowym roku, więc planując w listopadzie czy grudniu, opieraj się na czterech priorytetach krajowych, a regionalne traktuj jako ewentualne uzupełnienie.
Warto też wiedzieć, że środki mogą być wydane poza priorytetami — ale dopiero wtedy, gdy wnioski spełniające priorytety zostały już rozpatrzone. W praktyce oznacza to, że wniosek bez przypisanego priorytetu stoi na końcu kolejki.
Ile wynosi dofinansowanie
Tu działają dwa niezależne limity naraz i oba trzeba spełnić.
Limit na uczestnika. Starosta może przyznać środki w wysokości do 70% kosztów, ale nie więcej niż 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym na jednego wskazanego we wniosku uczestnika. Dla podmiotów niezatrudniających pracowników albo zatrudniających — w przeliczeniu na pełne etaty — nie więcej niż 9 osób, próg rośnie do 90% kosztów, przy tym samym limicie 200% przeciętnego wynagrodzenia na osobę.
Limit roczny na całą firmę. Niezależnie od liczby szkolonych osób, łączna kwota dla jednego wnioskodawcy w roku kalendarzowym nie może przekroczyć wielokrotności przeciętnego wynagrodzenia zależnej od wielkości zatrudnienia:
| Zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty | Roczny limit na wnioskodawcę |
|---|---|
| Brak pracowników albo nie więcej niż 9 osób | 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia |
| Więcej niż 9, nie więcej niż 49 osób | 8-krotność przeciętnego wynagrodzenia |
| Więcej niż 49, nie więcej niż 249 osób | 12-krotność przeciętnego wynagrodzenia |
| Więcej niż 249 osób | 14-krotność przeciętnego wynagrodzenia |
Ta drabina jest w praktyce ważniejsza od limitu na osobę, bo to ona wyznacza górną granicę całego projektu szkoleniowego. Firma zatrudniająca trzydzieści osób nie zaplanuje z KFS budżetu większego niż ośmiokrotność przeciętnego wynagrodzenia, choćby chciała przeszkolić wszystkich.
Kwoty podajemy jako wielokrotności, a nie w złotych, celowo: podstawą jest przeciętne wynagrodzenie, które zmienia się w ciągu roku. Aktualną wartość progu zawsze potwierdza urząd pracy przy ogłoszeniu naboru.
Kto może wnioskować
Z KFS mogą korzystać podmioty, które przez co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku opłacały składki na Fundusz Pracy albo są z nich zwolnione z mocy prawa. To warunek często pomijany na etapie rozmów, a przesądza o dopuszczalności wniosku — firma założona cztery miesiące temu po prostu się nie kwalifikuje.
Z finansowania wykluczone są między innymi podmioty zalegające z podatkami, składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz z wpłatami na PFRON, a także podmioty w likwidacji, w upadłości lub pod zarządem komisarycznym.
Finansowane może być kształcenie ustawiczne czterech grup: pracowników, pracodawców, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych. Ta ostatnia kategoria bywa zaskoczeniem — współpracownik na zleceniu nie jest automatycznie poza projektem.
Środki pokrywają nie tylko samo szkolenie: ustawa wymienia też należności dla instytucji potwierdzającej nabytą wiedzę lub wydającej dokumenty, dla instytucji realizującej studia podyplomowe, za badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia oraz ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków.
Czego sfinansować się nie da
Trzy wykluczenia zamykają sprawę niezależnie od jakości wniosku. Nie można sfinansować kształcenia, które zostało już sfinansowane z innych środków publicznych, które pracodawca jest obowiązany zapewnić na podstawie odrębnych przepisów — a więc typowych szkoleń obowiązkowych — oraz takiego, które obejmuje działania rozpoczęte przed dniem podpisania umowy o finansowanie.
To ostatnie jest najczęstszą kosztowną pomyłką: szkolenie rozpoczęte „już teraz, bo termin pasował”, zanim urząd podpisał umowę, wypada z finansowania w całości.
Trzy obowiązki, o których się zapomina
Utrzymanie zatrudnienia przez trzy miesiące. Podmiot, który zawarł umowę, utrzymuje zatrudnienie osoby, na której kształcenie przyznano finansowanie, przez co najmniej 3 miesiące od dnia ukończenia przez nią kształcenia. Ustawa przewiduje wyjątki — między innymi wypowiedzenie złożone przez samego pracownika oraz rozwiązanie umowy w trybie dyscyplinarnym lub bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych. Niedotrzymanie tego warunku oznacza, że przez rok od dnia ukończenia kształcenia podmiot nie otrzyma finansowania z KFS.
Zakaz zakupu od podmiotu powiązanego. Nie można kupić objętej umową usługi od podmiotu powiązanego osobowo lub kapitałowo. Ustawa definiuje to szeroko: wspólnictwo w spółce cywilnej lub osobowej, posiadanie udziałów albo co najmniej 5% akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta czy pełnomocnika, a także każdy inny stosunek prawny lub faktyczny mogący budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności wyboru.
Realizator musi być w rejestrze. Instytucją realizującą szkolenie finansowane ze środków KFS jest realizator wpisany do rejestru prowadzonego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości w zakresie świadczenia usług szkoleniowych — czyli do Bazy Usług Rozwojowych. Wybierając dostawcę, sprawdź ten wpis, zanim wpiszesz jego nazwę do wniosku.
Jak wygląda nabór i dlaczego zaczyna się w styczniu
Podział środków między urzędy domyka się na przełomie roku: marszałek województwa informuje ministra o kwotach dla poszczególnych urzędów do 10 grudnia danego roku budżetowego, a minister zawiadamia starostów o ustalonych kwotach. Dyrektor urzędu pracy niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia publikuje informację o dostępnej kwocie i ogłasza termin lub terminy naboru — wraz z zasadami i kryteriami wyboru. Stąd kumulacja naborów od połowy stycznia do marca.
Rozporządzenie wykonawcze w sprawie KFS wyznacza przy tym dwa terminy, które dają więcej czasu, niż się powszechnie sądzi. Informacja o naborze jest ogłaszana co najmniej na 10 dni roboczych przed jego rozpoczęciem, a czas trwania samego naboru nie może być krótszy niż 5 dni roboczych. Nabór nie jest więc wyścigiem rozstrzyganym w sekundy — od ogłoszenia do zamknięcia mija co najmniej trzy tygodnie kalendarzowe. W uzasadnionych przypadkach starosta może dodatkowo wydłużyć termin składania wniosków.
O przyznaniu nie decyduje też sam moment złożenia. Rozpatrując wniosek, starosta uwzględnia zgodność działań z priorytetami na dany rok, zgodność nabywanych kompetencji z potrzebami lokalnego lub regionalnego rynku pracy oraz koszty usługi w porównaniu z kosztami podobnych usług dostępnych na rynku. Ten trzeci punkt oznacza, że cena w ofercie powinna dać się obronić wobec rynku — zawyżona stawka jest ryzykiem dla całego wniosku. Zasady i kryteria wyboru każdy urząd ogłasza razem z naborem; w praktyce przyjmują one postać punktacji i listy, na której o finansowaniu decyduje liczba punktów.
Dwie rzeczy zdejmują trochę napięcia z procedury. Wniosek wypełniony nieprawidłowo lub niekompletnie nie przepada od razu — starosta wyznacza termin na uzupełnienie, co najmniej siedmiodniowy i nie dłuższy niż czternastodniowy. Dopiero wniosek nieuzupełniony w tym terminie pozostawia się bez rozpatrzenia. Wniosek może też zostać rozpatrzony pozytywnie w części, a nie wyłącznie w całości albo wcale; przy rozstrzygnięciu częściowym urząd podaje uzasadnienie.
Nabory są powtarzane aż do wyczerpania kwoty przypadającej na urząd, a o ich liczbie decyduje sam urząd. Jeżeli nabór nie wyczerpie środków, starosta może ogłosić kolejny — z dopuszczeniem wniosków niespełniających priorytetów na dany rok. Istnieje też rezerwa w dyspozycji ministra, zasilana środkami niewykorzystanymi przez urzędy; to wyjaśnia pojawiające się jesienią nabory uzupełniające, zwykle o mniejszych kwotach.
Wniosek składa się w postaci elektronicznej, za pośrednictwem indywidualnego konta, do urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę albo adres prowadzenia działalności.
Co zrobić przed styczniem
Od ogłoszenia naboru do jego zamknięcia mija co najmniej trzy tygodnie kalendarzowe — to wystarczająco dużo, pod warunkiem że firma nie zaczyna wtedy od zera. Zebranie zaświadczeń, danych uczestników i wewnętrznych zgód potrafi zająć więcej czasu niż samo wypełnienie wniosku. Przed nowym rokiem warto więc: potwierdzić sześciomiesięczny okres opłacania składek na Fundusz Pracy, sprawdzić brak zaległości publicznoprawnych, założyć konto w systemie, przez który składa się wnioski, uzgodnić tematykę szkoleń i dopasować ją do jednego z czterech priorytetów, zebrać dane uczestników oraz sprawdzić wpis wybranego dostawcy do rejestru usług rozwojowych.
Jeden szczegół porządkujący plan: każdy uczestnik przypisywany jest do jednego priorytetu, a wszystkie szkolenia zaplanowane dla tej osoby muszą się w nim mieścić. Jeśli dla tego samego pracownika planujesz szkolenie techniczne i miękkie, sprawdź, czy oba da się objąć jednym priorytetem — inaczej jedno z nich może zostać odrzucone przy zachowaniu drugiego.
Stan prawny i brzmienie priorytetów sprawdzone 4 listopada 2026 roku w załączniku ogólnopolskim opublikowanym przez resort pracy, w tekście ustawy z 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620 z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz.U. 2025 poz. 1641). Zasady i kryteria wyboru każdy urząd pracy ogłasza wraz z naborem — przed złożeniem wniosku sprawdź ogłoszenie swojego urzędu.