Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) pozwala pracodawcy dofinansować kształcenie ustawiczne pracowników. Według ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia (api.sejm.gov.pl) dofinansowanie wynosi do 70% kosztów, a w podmiotach bez pracowników albo zatrudniających nie więcej niż 9 osób (w przeliczeniu na pełne etaty) — do 90%. Wniosek składa się elektronicznie w powiatowym urzędzie pracy.
Na skróty
Czego dowiesz się z artykułu:
- Ile realnie można zaoszczędzić na szkoleniach dzięki KFS
- Jak wygląda proces składania wniosku krok po kroku
- Jakie szkolenia kwalifikują się do dofinansowania, a jakie nie
- Jakich błędów formalnych unikać, żeby wniosek nie został odrzucony
Dla kogo ten artykuł: właściciele firm i HR planujący budżet szkoleniowy, menedżerowie chcący sfinansować rozwój zespołu bez obciążania budżetu działu, osoby odpowiedzialne za relacje z powiatowym urzędem pracy.
Czas czytania: 6 minut
KFS — jak sfinansować szkolenia zespołu z Krajowego Funduszu Szkoleniowego
KFS finansowany jest ze składek na Fundusz Pracy i co roku powiatowe urzędy pracy otrzymują pulę środków do rozdysponowania między pracodawców składających wnioski — środki nie są przyznawane automatycznie, tylko w drodze naboru wniosków, dlatego termin złożenia dokumentów (ogłaszany przez konkretny PUP) ma bezpośredni wpływ na szansę uzyskania dofinansowania. Dofinansowaniu podlegają kursy i szkolenia, studia podyplomowe, egzaminy potwierdzające nabytą wiedzę i umiejętności, badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia, a także ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z kształceniem.
Ile realnie można zaoszczędzić
Poziom dofinansowania zależy od liczby zatrudnionych. Zgodnie z art. 126 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia (api.sejm.gov.pl) starosta może przyznać środki KFS w wysokości do 70% kosztów kształcenia ustawicznego, a podmiotom niezatrudniającym pracowników albo zatrudniającym w dniu złożenia wniosku nie więcej niż 9 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy — do 90%. Resztę kosztów, czyli co najmniej 30% albo 10%, firma pokrywa z własnego budżetu. W obu przypadkach kwota na jednego uczestnika nie może przekroczyć 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym.
Ustawa ogranicza też łączną kwotę dla jednego wnioskodawcy w roku kalendarzowym, w zależności od liczby zatrudnionych (w przeliczeniu na pełne etaty):
| Liczba zatrudnionych | Roczny limit środków KFS na wnioskodawcę (art. 126 ust. 3 ustawy, api.sejm.gov.pl) |
|---|---|
| Brak pracowników albo do 9 | 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia |
| Powyżej 9, do 49 | 8-krotność przeciętnego wynagrodzenia |
| Powyżej 49, do 249 | 12-krotność przeciętnego wynagrodzenia |
| Powyżej 249 | 14-krotność przeciętnego wynagrodzenia |
To górne granice ustawowe. Ile środków firma faktycznie dostanie, zależy od puli konkretnego urzędu pracy, priorytetów na dany rok i ustaleń ze starostą, dlatego warunki naboru warto sprawdzić lokalnie.
Proces składania wniosku krok po kroku
- Sprawdź priorytety wydatkowania środków KFS na dany rok — minister właściwy do spraw pracy ustala co roku, po zasięgnięciu opinii Rady Rynku Pracy, nie więcej niż cztery priorytety ogólnopolskie, a samorząd województwa i powiat mogą dodać własne. Wnioski spoza priorytetów są rozpatrywane dopiero wtedy, gdy rozpatrzono wnioski zgodne z priorytetami.
- Skontaktuj się z właściwym powiatowym urzędem pracy i sprawdź termin naboru wniosków — informacja o naborze ukazuje się co najmniej 10 dni roboczych przed jego rozpoczęciem, a sam nabór może trwać zaledwie 5 dni roboczych (tak stanowi rozporządzenie w sprawie KFS,
api.sejm.gov.pl). - Przygotuj wniosek wraz z załącznikami — we wniosku m.in. uzasadnienie potrzeby szkoleniowej w odniesieniu do priorytetów oraz uzasadnienie wyboru realizatora z porównaniem kosztu do podobnych ofert na rynku, a w załącznikach program kształcenia i zaświadczenia lub oświadczenie o pomocy de minimis. Od 2026 roku realizator szkolenia musi być wpisany do Bazy Usług Rozwojowych w zakresie usług szkoleniowych.
- Złóż wniosek w terminie naboru — w postaci elektronicznej, przez indywidualne konto. Wnioski są oceniane, a środki rozdzielane do wyczerpania puli; niekompletny wniosek trzeba uzupełnić w terminie wyznaczonym przez urząd (od 7 do 14 dni), inaczej pozostaje bez rozpatrzenia.
- Po akceptacji podpisz umowę z PUP i dopiero wtedy rozpocznij szkolenie — KFS nie pokrywa działań rozpoczętych przed podpisaniem umowy. Zachowaj dokumentację potwierdzającą realizację i pamiętaj, że osobę przeszkoloną trzeba utrzymać w zatrudnieniu co najmniej 3 miesiące po ukończeniu kształcenia.
Najczęstsze błędy formalne we wnioskach o KFS
| Błąd | Skutek | Jak uniknąć |
|---|---|---|
| Wniosek złożony po terminie naboru | Wniosek nie zostanie rozpatrzony w tym naborze, niezależnie od jego jakości | Śledzić ogłoszenia PUP z wyprzedzeniem, nie czekać na ostatni dzień |
| Brak uzasadnienia zgodności z priorytetami | Wniosek spoza priorytetów jest rozpatrywany dopiero po wnioskach zgodnych z priorytetami | Wprost odnieść się do aktualnych priorytetów w opisie wniosku |
| Niekompletna dokumentacja dostawcy szkolenia | Wezwanie do uzupełnień, opóźnienie lub odrzucenie | Skompletować wycenę i program szkolenia przed złożeniem wniosku |
| Nieprecyzyjny opis efektów szkolenia | Trudność w wykazaniu zasadności wydatku | Opisać konkretne kompetencje, nie ogólne „podniesienie kwalifikacji” |
Kiedy warto wnioskować, a kiedy szukać alternatywy
KFS najlepiej sprawdza się przy planowanym, powtarzalnym rozwoju kompetencji — np. cyklu szkoleń managerskich dla kilku osób naraz, gdzie skala dofinansowania realnie odciąża budżet działu. Mniej opłaca się wnioskować o pojedyncze, wysoko specjalistyczne szkolenie dla jednej osoby, jeśli termin realizacji jest sztywny i nie ma marginesu na czekanie na wynik naboru — proces oceny wniosku i podpisania umowy trwa tygodnie, więc firmy z pilną potrzebą szkoleniową powinny równolegle rozważyć sfinansowanie szkolenia z własnego budżetu i dopiero w kolejnym cyklu ubiegać się o środki na kolejne edycje programu rozwojowego. Warto też pamiętać, że składanie wniosku nie wyklucza jednoczesnego planowania budżetu własnego jako planu awaryjnego — to zabezpiecza harmonogram szkoleń przed opóźnieniem wynikającym z decyzji administracyjnej, na którą firma nie ma bezpośredniego wpływu.
Przeczytaj również
- Jak efektywnie wykorzystać środki z KFS — praktyczny poradnik dla pracodawców — pogłębiony poradnik wykorzystania środków
- Branże priorytetowe w KFS — gdzie szukać największych szans na dofinansowanie — jak priorytety wpływają na szansę na dofinansowanie
Rozwiń kompetencje
Planowanie rozwoju zespołu finansowanego z KFS najlepiej połączyć ze szkoleniem Akademia Managera — od operacyjnego do strategicznego. Sprawdź program i zapisz się, aby rozwinąć kompetencje pod okiem ekspertów EITT.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy każda firma może ubiegać się o dofinansowanie z KFS?
Z KFS mogą korzystać podmioty, które przez co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio przed złożeniem wniosku opłacały składki na Fundusz Pracy albo są z mocy prawa zwolnione z ich opłacania, i które nie mają m.in. zaległości podatkowych ani składkowych. Środki mogą sfinansować kształcenie pracowników, pracodawców, osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych. Brak zatrudnionych pracowników sam w sobie nie wyklucza z KFS — ustawa (api.sejm.gov.pl) przewiduje dla takich podmiotów próg do 90%.
Czy dofinansowanie obejmuje szkolenia online?
Tak, forma realizacji szkolenia (stacjonarna czy online) nie jest sama w sobie przesłanką wykluczającą dofinansowanie — kluczowe jest dopasowanie szkolenia do priorytetów wydatkowania środków KFS ustalonych na dany rok, spełnienie wymogów formalnych wniosku i wybór realizatora wpisanego do Bazy Usług Rozwojowych.
Co się dzieje, jeśli środki KFS w danym powiecie się skończą przed złożeniem wniosku?
Wniosek złożony po wyczerpaniu puli środków w danym naborze nie zostanie sfinansowany w tej turze — warto wtedy sprawdzić, czy PUP planuje kolejny nabór w danym roku, oraz rozważyć złożenie wniosku odpowiednio wcześniej przy następnej okazji.
Czy można łączyć KFS z innymi formami dofinansowania szkoleń?
Ustawa nie pozwala przeznaczyć środków KFS na kształcenie, które zostało już sfinansowane z innych środków publicznych, więc ten sam koszt nie może być pokryty jednocześnie z KFS i na przykład z funduszy unijnych. Dla przedsiębiorców środki KFS są pomocą de minimis, co trzeba uwzględnić przy łączeniu z innym wsparciem. Szczegóły konkretnego przypadku warto potwierdzić w powiatowym urzędzie pracy przed złożeniem wniosku.