Dofinansowanie szkoleń dla MŚP to publiczne środki, które pokrywają część kosztów kształcenia pracowników i właścicieli firm. Krajowym programem opartym na ustawie jest Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS), z którego środki przyznaje starosta przez powiatowy urząd pracy. Drugim elementem systemu jest rejestr dostawców prowadzony przez PARP, w praktyce nazywany Bazą Usług Rozwojowych (BUR).
Na skróty
Czego dowiesz się z artykułu:
- Kto może dostać środki z KFS i na jakie koszty
- Jakie są poziomy i roczne limity dofinansowania według obecnej ustawy
- Jak wygląda nabór w powiatowym urzędzie pracy i co musi zawierać wniosek
- Czym jest Baza Usług Rozwojowych i dlaczego dostawca szkolenia musi w niej być
Dla kogo jest ten artykuł:
- Właściciele i zarządy małych i średnich firm
- Osoby odpowiedzialne za kadry i szkolenia
- Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą
Czas czytania: 8 minut
Krajowy Fundusz Szkoleniowy: kto i na co
Zasady KFS określa ustawa z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (api.sejm.gov.pl), która weszła w życie 1 czerwca 2025 r. Według art. 125 środki mają wspierać kształcenie ustawiczne osób pracujących, żeby utrzymać ich zatrudnienie i dostosować wiedzę do zmieniającej się gospodarki.
Kto może skorzystać. Podmiot, który przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku opłacał składki na Fundusz Pracy albo jest z nich zwolniony z mocy prawa. Środków nie dostanie m.in. firma z zaległościami podatkowymi lub składkowymi, w toku likwidacji albo postępowania upadłościowego.
Czyje kształcenie. Pracowników, pracodawców, osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób pracujących na umowach cywilnoprawnych.
Jakie koszty. Ustawa (api.sejm.gov.pl) wymienia należności dla instytucji szkoleniowej, za egzaminy i potwierdzenie umiejętności, za studia podyplomowe, za wymagane badania lekarskie i psychologiczne oraz za ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków.
Czego nie sfinansujesz. Kształcenia opłaconego już z innych środków publicznych, szkoleń, które pracodawca musi zapewnić na podstawie odrębnych przepisów, oraz działań rozpoczętych przed podpisaniem umowy.
Ile wynosi dofinansowanie z KFS
Według art. 126 ustawy (api.sejm.gov.pl) starosta może pokryć do 70% kosztów kształcenia, ale nie więcej niż 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika. Firma, która nie zatrudnia pracowników albo zatrudnia nie więcej niż 9 osób w przeliczeniu na pełne etaty, może dostać do 90% kosztów, z tym samym limitem na uczestnika. Resztę pokrywa wnioskodawca jako wkład własny.
Ustawa wprowadza też roczny limit środków dla jednego wnioskodawcy (api.sejm.gov.pl). Zależy on od zatrudnienia w etatach w dniu złożenia wniosku: przy braku pracowników albo do 9 etatów włącznie to 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia, powyżej 9 i do 49 etatów włącznie 8-krotność, powyżej 49 i do 249 etatów włącznie 12-krotność, a powyżej 249 etatów 14-krotność.
Limity liczy się w etatach, a nie według unijnej definicji MŚP. Jeśli trafisz na opis z innymi stawkami, sprawdź, czy nie dotyczy przepisów obowiązujących przed 1 czerwca 2025 r., kiedy weszła w życie obecna ustawa (api.sejm.gov.pl).
Jak wygląda nabór i wniosek
Rozporządzenie w sprawie KFS (api.sejm.gov.pl) każe dyrektorowi powiatowego urzędu pracy ogłosić nabór na stronie urzędu, z kwotą środków, priorytetami na dany rok, terminami i kryteriami wyboru. Ogłoszenie pojawia się co najmniej 10 dni roboczych przed naborem, a nabór trwa nie krócej niż 5 dni roboczych. Zgodnie z art. 126 ust. 4 ustawy wniosek składa się elektronicznie, przez indywidualne konto, do urzędu właściwego dla siedziby albo miejsca prowadzenia działalności.
Wniosek musi m.in. uzasadnić potrzebę szkolenia z uwzględnieniem priorytetów i potrzeb lokalnego lub regionalnego rynku pracy. Trzeba też uzasadnić wybór dostawcy i porównać koszt usługi z podobnymi ofertami na rynku. Starosta bierze pod uwagę te same trzy elementy: zgodność z priorytetami, zgodność z potrzebami rynku pracy i koszt na tle rynku. Priorytety ustala się co roku, a środki spoza priorytetów można przyznać dopiero po rozpatrzeniu wniosków priorytetowych.
Obowiązki po umowie (api.sejm.gov.pl):
- utrzymanie zatrudnienia uczestnika przez co najmniej 3 miesiące od ukończenia kształcenia, z wyjątkami opisanymi w ustawie;
- zakaz kupowania usługi od podmiotu powiązanego osobowo lub kapitałowo;
- zwrot środków, gdy uczestnik bez uzasadnionej przyczyny nie podejmie albo nie ukończy kształcenia.
Baza Usług Rozwojowych i jej rola
Baza Usług Rozwojowych to praktyczna nazwa rejestru podmiotów, które zapewniają należyte świadczenie usług doradczych i szkoleniowych, nazywanych w ustawie usługami rozwojowymi. Sama ustawa mówi po prostu o rejestrze. Prowadzi go Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 8 ustawy o PARP (api.sejm.gov.pl), w systemie teleinformatycznym. O wpis może ubiegać się podmiot, który spełnia warunki ustawy, m.in. ma potencjał techniczny, ekonomiczny i kadrowy oraz zapewnia należytą jakość usług.
Dla firmy korzystającej z KFS rejestr ma praktyczne znaczenie. Art. 128 ust. 2 ustawy o rynku pracy (api.sejm.gov.pl) wymaga, żeby instytucja prowadząca szkolenie finansowane z KFS była w nim wpisana, a wniosek zawiera informację o tym wpisie. Ustawa o PARP przewiduje też, że w systemie rejestru przetwarza się dane potrzebne do rozliczania środków publicznych przeznaczonych na zakup usług rozwojowych. Poziomy takiego dofinansowania w innych programach nie wynikają jednak z ustawy, tylko z regulaminu konkretnego naboru, i to go trzeba sprawdzić przed planowaniem.
Od czego zacząć w małej firmie
- Zbierz potrzeby. Ustal, kogo i czego chcesz uczyć oraz jak to wiąże się z pracą tych osób. Uzasadnienie potrzeby jest obowiązkową częścią wniosku.
- Sprawdź swój urząd. Śledź ogłoszenia naborów na stronie powiatowego urzędu pracy i porównaj swój plan z priorytetami na dany rok.
- Wybierz dostawcę z rejestru. Sprawdź wpis w Bazie Usług Rozwojowych i przygotuj porównanie z innymi ofertami.
- Zaplanuj wkład własny i terminy. Szkolenie może zacząć się dopiero po podpisaniu umowy.
Czytaj także
- Szkolenia jako narzędzie retencji pracowników — jak policzyć, czy rozwój się opłaca
- Budżet szkoleniowy firmy — planowanie na cały rok — kalendarz naborów w planie rocznym
- ROI szkoleń IT — jak go policzyć i przedstawić zarządowi — jak uzasadnić wydatek przed zarządem
Rozwijaj kompetencje
Temat rozwijają szkolenia Business case — tworzenie i prezentacja oraz Motywująca rozmowa oceniająca - feedback i rozwój pracowników. Pierwsze uczy uzasadniać wydatek analizą kosztów i korzyści, drugie rozpoznawać potrzeby rozwojowe pracowników i planować działania. Skontaktuj się z nami, żeby dopasować zakres do swojej organizacji.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Jakie szkolenia można sfinansować z KFS?
Ustawa (api.sejm.gov.pl) pozwala finansować kształcenie ustawiczne, w tym szkolenia, egzaminy, studia podyplomowe i potwierdzanie nabytej wiedzy. Szkolenie musi prowadzić instytucja wpisana do Bazy Usług Rozwojowych. Starosta sprawdza zgodność z priorytetami na dany rok i z potrzebami rynku pracy.
Czym jest Baza Usług Rozwojowych (BUR)?
To prowadzony przez PARP rejestr podmiotów, które zapewniają należyte świadczenie usług doradczych i szkoleniowych. Podstawą jest ustawa o PARP (api.sejm.gov.pl). Dla KFS ma znaczenie, bo szkolenie finansowane z funduszu musi prowadzić instytucja wpisana do rejestru.
Czy mikrofirma i jednoosobowa działalność mogą dostać dofinansowanie do szkoleń?
Tak, jeśli spełniają ogólny warunek z art. 125 ust. 8 ustawy o rynku pracy (api.sejm.gov.pl): przez co najmniej 6 miesięcy przed wnioskiem opłacały składki na Fundusz Pracy albo są z nich zwolnione z mocy prawa. Ustawa obejmuje kształcenie osób prowadzących działalność gospodarczą. Podmiot bez pracowników albo zatrudniający nie więcej niż 9 osób w przeliczeniu na pełne etaty może dostać do 90% kosztów, przy rocznym limicie 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia.
Jak uzyskać dofinansowanie do szkoleń pracowników?
Trzeba złożyć elektroniczny wniosek do powiatowego urzędu pracy w czasie naboru ogłoszonego na jego stronie. Wniosek uzasadnia potrzebę szkolenia i wybór dostawcy. Po pozytywnej decyzji starosta zawiera umowę, a szkolenie może się zacząć dopiero po jej podpisaniu.