Ochrona sygnalistów — wdrożenie systemu zgłoszeń

Obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń dotyczy podmiotów zatrudniających co najmniej 50 pracowników, a w niektórych sektorach (m.in. finansowym, przeciwdziałania praniu pieniędzy) niezależnie od liczby zatrudnionych. Na szkoleniu przechodzimy przez kryteria, aby jednoznacznie ustalić, czy i w jakim zakresie Twoja organizacja podlega obowiązkowi.

To szkolenie koncentruje się wprost na praktycznym wdrożeniu systemu zgłoszeń od podstaw — wyborze i konfiguracji kanału, napisaniu procedury z terminami ustawowymi oraz zbudowaniu rejestru zgodnego z RODO — a nie wyłącznie na omówieniu przepisów. Efektem jest gotowy szkielet dokumentacji i procedury, który organizacja może dalej rozwijać.

Organizacja musi potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania oraz przekazać sygnaliście informację zwrotną o działaniach następczych w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy. Na szkoleniu budujemy przepływ obsługi zgłoszenia dopasowany do tych terminów, tak aby nie były one przekraczane w praktyce.

Rejestr zgłoszeń i dokumentacja muszą być prowadzone zgodnie z RODO i zasadą minimalizacji danych — z ograniczonym dostępem, poufnością tożsamości sygnalisty oraz określonym okresem przechowywania. Na warsztacie omawiamy konkretne rozwiązania organizacyjne i techniczne zapewniające tę ochronę.

Ustawa zakazuje jakichkolwiek działań odwetowych wobec zgłaszającego (m.in. zwolnienia, degradacji, mobbingu) i wprowadza odwrócenie ciężaru dowodu — to pracodawca musi wykazać, że działanie nie miało związku ze zgłoszeniem. Sygnaliście przysługuje odszkodowanie, a osoba stosująca odwet może ponosić odpowiedzialność. Na szkoleniu omawiamy, jak zbudować środowisko minimalizujące to ryzyko.