Metodyka PRINCE 2 w wersji 7 – co się zmieniło?

Tak się akurat złożyło, że w zeszłym tygodniu miałem przyjemność prowadzić szkolenie PRINCE2 w nowej, siódmej odsłonie. Jako że obecna wersja metodyki jest relatywnie nowa (aktualizacja do wersji 7 została wydana przez PeopleCert w zeszłym roku), a spora część uczestników szkolenia miała styczność z wersją poprzednią, dość często pojawiały się pytania o główne różnice w nowym podejściu. Nie są to przypadki odosobnione, jako że PRINCE2 nadal jest bodajże najpopularniejszą ze znanych metodyk zarządzania projektami w ujęciu globalnym. Owo zainteresowanie zmianami jest więc czymś całkowicie naturalnym, szczególnie w świetle różnych skojarzeń – zarówno pozytywnych, jak i negatywnych – z Księciem związanych.

Wisienką na torcie było jednak moje spotkanie towarzyskie po szkoleniu, kiedy to udałem się do jednego z warszawskich zakamarków aby oddać się memu hobby, czyli grom towarzyskim. Po standardowym pytaniu powitalnym „a co tam u ciebie słychać” i poinformowaniu rozmówców, że właśnie wracam z pracy i prowadziłem szkolenie z PRINCE2 usłyszałem – „a to w ogóle jeszcze istnieje?”. Otóż istnieje i ma się dobrze – odpowiedziałem – jednocześnie uświadamiając sobie, że w dobie realizowania zwinnie wszystkiego co się da podobne pytanie nie powinno dziwić. Tymczasem, mimo sporego doświadczenia w szeroko rozumianym Agile (zarówno z perspektywy trenera, jak i praktyka) twardo stoję na stanowisku, iż istnieje cała gama projektów, których absolutnie nie należy obsługiwać zwinnie, albo które ze względu na swoją naturę wymagają większego poziomu formalizmu, czy to ze względu na relacje kontraktowe, czy ład organizacyjny. W takich sytuacjach PRINCE2 powinien sprawdzić się doskonale, oferując dojrzały, sprawdzony przez kilka dekad model kompleksowego zarządzania projektami. Cóż zatem zmieniło się w nowej wersji?

PRINCE2 to nie tylko waterfall

Klasyczne skojarzenie z PRINCE2 brzmi – to metodyka kaskadowa, tradycyjna, bądź waterfall. Oczami wyobraźni widzę w tej chwili rzesze propagatorów zwinności, którzy na samo brzmienie słowa „kaskadowe” doznali niekontrolowanego wzdrygnięcia. I tu pierwsza niespodzianka – o ile takie skojarzenie było jak najbardziej zasadne w wersji szóstej, to wersja siódma prezentuje tą kwestię zgoła odmiennie. Obecny Książę przyjmuje ujęcie ogólne, nie podejmując asocjacji z konkretną filozofią, a wręcz przeciwnie – oferując wybór metody dostarczenia, który będzie najbardziej odpowiedni dla konkretnego projektu. Mamy więc trzy klasyczne opcje, czyli:

• Metoda liniowo – sekwencyjna, a więc klasyczna kaskada;
• Metoda iteracyjno – przyrostowa, czyli model zwinny (w dorozumieniu wspierany przez PRINCE2Agile);
• Metoda hybrydowa, łącząca oba podejścia w zależności od potrzeby.

W efekcie nic nie stoi na przeszkodzie, aby wg PRINCE2 realizować relatywnie proste projekty (jak chociażby podawana jako przykład w szkoleniowych studiach przypadku kampania fundraisingowa realizowana dla NGO), jak i skomplikowane, wysokobudżetowe przedsięwzięcia budowlane lub projekty wdrożeniowe. Innymi słowy Książę mówi nam, że w zależności od typu i kontekstu projektu na samym początku powinniśmy podjąć wybór metody dostarczenia, wpisać go do odpowiedniej dokumentacji (czyli umówić się na określony sposób działania) i dostosować metodykę do konkretnych realiów projektu. Następnie nie pozostaje nic innego jak zabrać się za realizację.

Oczywiście warto zaznaczyć, że w przypadku modelu iteracyjno – przyrostowego sprawa nie jest tak prosta, jak się wydaje. Duże znaczenie odgrywa tu bowiem kwestia zrozumienia filozofii Agile przez wszystkich interesariuszy oraz stworzenia takiego środowiska, aby praca w zespołach samo – organizujących się była w ogóle możliwa. Jest to szerszy problem, a jego rozwiązanie wymaga określonej wiedzy i kompetencji w zespole, oraz tzw. executive buy-in, czyli zrozumienia i zaakceptowania takiego stanu rzeczy przez kadrę zarządzającą. Odpowiedź na tą kwestię można znaleźć w „zwinnym uzupełnieniu” metodyki, jaką jest wspomniany powyżej PRINCE2Agile. Kwestia ta jest jednak tematem na osobny artykuł.

Tymczasem przejdźmy do głównej zmiany, a więc do… ludzi.

Pięć zintegrowanych elementów, czyli ludzie w projekcie

Tak jest szanowni czytelnicy, po raz pierwszy u Księcia zawitali ludzie. I to nie gdzieś na chwilę, w kuluarach, żeby za moment przysypać ich toną dokumentów, ale w samym centrum i na piedestale. Zresztą po cóż brać moje słowa na wiarę, wystarczy zerknąć na poniższą ilustrację…

Nowy podręcznik mówi nam, że „PRINCE2 może być stosowany do każdego rodzaju projektu, bez względu na jego wielkość, środowisko, złożoność, znaczenie, potencjał czy ryzyko. Zrozumienie ludzi i relacji jest kluczowe w zarządzaniu projektem, a ludzie są w centrum projektu, niezależnie od tego, czy pracują nad projektem, czy są nim dotknięci.” Prawda, że ładne?

Szczerze mówiąc moja pierwsza reakcja na tą zmianę była dwojaka. Z jednej bowiem strony nie jest to przecież jakieś epokowe objawienie – wszak praca Kierownika Projektu w bardzo dużej mierze jest pracą z ludźmi i budowaniem relacji. Już sam fakt, że osiągnięcie owej mądrości zajęło Księciu prawie trzy dekady może wywołać uśmiech politowania. Kiedy jednak uspokoimy wszystkie mięśnie odpowiedzialne za rechot i przyjrzymy się sprawie „na chłodno”, okazuje się, że metodyka prezentuje tą kwestię w sposób nadzwyczaj dojrzały, prowadząc wprost do stwierdzenia – „najwyższa pora”.

Cóż więc znajduje się w książęcym elemencie „ludzie”? Po pierwsze, jak wynika zarówno z powyższej ilustracji, jak i z cytatu, przyjęto słuszne założenie, że cały projekt obraca się wokół ludzi. Dlatego też wszystkie elementy metodyki są z nimi bezpośrednio związane, a kwestie „ludzkie” są wdrukowane w praktycznie każdy jej element. Jako że projekty w swojej istocie służą dostarczaniu zmiany, duży nacisk położono na przewodzeniu skutecznej zmianie oraz zrozumieniu (i zaplanowaniu) jak wpłynie ona na docelowy stan organizacji.

Kolejna kwestia to temat zarządzania i przywództwa. PRINCE2 nie jest już klasycznym przykładem metody „command and control”, w której, cytując klasyka, kontrola jest najlepszą metodą zaufania.  Duży nacisk położono na kwestie przywództwa, motywowania i budowania środowiska pracy projektowej. Podkreślono istotne potencjalne problemy, jak np. napięcia hierarchiczne, uprawnienia formalne vs wpływ, czy wreszcie jasne rozróżnienie przywództwa od zarządzania. Aktualnie nacisk kładziony jest na współpracę i współtworzenie oraz zarządzanie relacjami i regularne uzyskiwanie informacji zwrotnych „aby upewnić się, że członkowie zespołu pozostają dostosowani do celów projektu i uzgadniają wspólne sposoby pracy.” Pojawia się kwestia budowania zespołu, z naciskiem na określone wartości, jak np. wzajemny szacunek, akceptacja oraz bezpieczeństwo psychologiczne, a także konieczność zrozumienia różnych potencjałów członków zespołu i łagodzenia ewentualnych luk.

Sporo uwagi poświęcono również interesariuszom projektu, podkreślając wagę właściwego zarządzania interesariuszami (co, gdy zrobione w sposób niewłaściwy, może być istotną przyczyną porażek projektowych), a finalnie zrozumienia całościowego ekosystemu projektu. Wspomniano o kulturze projektu, zdefiniowanej jako „zestaw wspólnych postaw, wartości, celów i sposobów pracy, które charakteryzują grupę ludzi” oraz o konieczności wypracowania wspólnego zrozumienia celem ustanowienia sposobu pracy i dopasowania zachowań i postaw.

Kolejnym niezwykle ważnym aspektem w zarządzaniu projektami jest oczywiście komunikacja. Tutaj ponownie PRINCE2 potraktował sprawę kompleksowo, zarówno z perspektywy zarządczej (zdefiniowanie podejścia do zarządzania komunikacją), jak i uczynienie jej efektywną z perspektywy praktycznej – czyli takie kwestie jak aktywne słuchanie, dostosowywanie przekazu do właściwych odbiorców, angażowanie kluczowych osób we właściwym czasie, stosowanie odpowiednich kanałów i narzędzi, czy wreszcie praca z zespołami rozproszonymi.

Reasumując, jest to zdecydowanie krok w dobrym kierunku i dobrze się stało, że kwestie ludzkie zostały w końcu potraktowane poważnie oraz znalazły należne im miejsce.

Dostosowanie, czyli metodyka dla każdego (?)

Dużo miejsca poświęcono również kwestii dostosowaniu PRINCE2 do konkretnego projektu. W założeniu, z pomocą Księcia można zrealizować zarówno małe przedsięwzięcia, wymagające niskiego poziomu formalizmu (gdzie np. zlecenie przygotowania projektu może być e-mailem, a większość dokumentacji da się zamknąć w arkuszu kalkulacyjnym), jak i ogromne, wysokobudżetowe i skomplikowane inicjatywy. Warto zaznaczyć, że metodyka z założenia stawia tu sprawę w sposób otwarty – w podręczniku nie znajdziemy konkretnych wytycznych odnośnie tego jak dany element ma być zrobiony, a jedynie sugestie. To w gestii organizacji pozostaje właściwe dostosowanie metodyki do projektu, tak aby był on zgodny z PRINCE2, ale nie stosował nadmiernego obciążenia dokumentacją i procedurami w sytuacjach, w których nie jest to potrzebne ani wymagane.

W efekcie praktycznie każdy element PRINCE2 podlega dostosowaniu, jest to zresztą jednym z siedmiu pryncypiów metodyki. Cytując z podręcznika – „projekt zgodny z PRINCE2 musi być dostosowany do wielkości, środowiska projektu, złożoności, znaczenia, potencjału i ryzyka projektu”. Innymi słowy, dopóki przestrzegamy wszystkich pryncypiów, utrzymujemy zgodność z metodyką, dostosowując ją do konkretnego przedsięwzięcia w sposób pragmatyczny i zgodnie ze zdrowym rozsądkiem.

Często podczas szkoleń tłumaczę, iż to metodyka jest dla organizacji, a nie organizacja dla metodyki. Wspomniana kwestia dostosowania jak najbardziej wpisuje się w owo stwierdzenie.

Zrównoważony rozwój

Kolejna zmiana to podniesienie kwestii zrównoważonego rozwoju w realizowanych projektach. Oczywiście nie każdy projekt będzie tym objęty, niemniej jednak jeśli zachodzi taka konieczność, PRINCE2 wyciąga tu do nas pomocną dłoń. Temat zrównoważonego rozwoju wprost odwołuje się do wytycznych ONZ (cele zrównoważonego rozwoju – https://www.un.org.pl/), które są zilustrowane na poniższej ilustracji.

Z perspektywy projektowej zrównoważony rozwój staje się jednym z parametrów projektu, obok kosztu, zakresu, czasu, jakości, ryzyka i korzyści. Podobnie jak pozostałe parametry podlega również pryncypium zarządzania z wykorzystaniem tolerancji.

Zarządzanie danymi i podejście do zarządzania cyfrowego

Ostatnia z wspomnianych nowości pewnie nikogo nie zaskoczy, dotyczy bowiem kwestii wykorzystania rozwiązań technologicznych w projekcie. Jest to klasyczna wędrówka „z duchem czasu”, jako że technologia jest dziś nierozerwalnie związana z zarządzaniem projektami, choć w różnej skali. Tutaj ponownie Książę nie mówi nam jak mamy to robić, a jedynie sygnalizuje sprawę i sugeruje dobre praktyki, jak np. umówienie się jakich narzędzi będziemy używać, ustalenie sposobu ich wykorzystania i spisanie tego w odpowiedniej dokumentacji (oczywiście podlegającej przeglądowi), tak aby wszyscy w projekcie rozumieli owe ustalenia i stosowali się do nich w sposób jednolity. Brak wskazywania konkretnych rozwiązań ma sens, bowiem w założeniu PRINCE2 jest metodyką uniwersalną, ciężko więc byłoby oferować konkretne wytyczne do każdej branży. Przykładowo, różnice pomiędzy projektami Telco i budowlanymi będą olbrzymie, także nie da się tu wyznaczyć jedynego słusznego rozwiązania.

Słowo na koniec

PRINCE2 w wersji siódmej jest uaktualnioną wersją uznawanej globalnie metodyki zarządzania projektami, stanowiącej istotny standard w tej dziedzinie. W mojej opinii jest to aktualizacja udana – sama metodyka wydaje się „mniej ciężka” (bowiem „lekką” z pewnością nadal nie jest), poruszono również kluczowe kwestie, których wcześniej u Księcia nie było, a które z perspektywy zarządzania projektami są niezwykle istotne (jak np. wspomniany element „ludzie” w centrum metodyki). Podręcznik w kompleksowy sposób wyjaśnia niejednokrotnie skomplikowane zagadnienia, starając się dostarczyć uniwersalną i zdroworozsądkową odpowiedź. Trzeba jednak pamiętać, że mimo iż jest to księga obszerna, nie odpowie nam na wszystkie pytania, a w wielu miejscach jedynie wskaże kierunek. Przykładowo, o większości kwestii w temacie „ludzie” można spokojnie napisać osobny artykuł (a nawet i książkę, których zresztą wiele znajdziemy na rynku). Wymaga to od czytelnika poszukiwania pogłębionej wiedzy na własną rękę. Z pomocą może tu przyjść oferowana przez dostawcę usługa PeopleCert Plus, w ramach której otrzymujemy bogaty zestaw materiałów uzupełniających, jak np. webinary, artykuły czy studia przypadku, a nawet darmowe szkolenia w formie e-learning. Przykładowo, w zeszłym tygodniu w ramach wspomnianego pakietu otrzymałem szkolenie „AI w zarządzaniu projektami”, nad którym w najbliższych dniach zamierzam się pochylić.

PRINCE2 7 wpisuje się w aktualne trendy i stara się iść z duchem czasu. Jednak czy faktycznie tak się wydarzy i czy metodyka utrzyma swoją popularność (lub nawet ją zwiększy) – czas pokaże. Niemniej jednak wszystkich szanownych czytelników, którzy chcieliby się przekonać jak nowy Książę wygląda serdecznie zapraszam na szkolenie.