Księga wiedzy mentoringowej zwykle umiera nie dlatego, że nikt nie chce pisać, tylko dlatego, że nikt nie wie, kiedy do niej wrócić i kto odpowiada za przegląd. Format zapisu i cykl przeglądu są tu ważniejsze od narzędzia, w którym księga mieszka. Jedno i drugie da się opisać.
Na skróty
Czego dowiesz się z artykułu:
- Jaki format wpisu przeżywa rotację ludzi i zmianę narzędzia
- Dlaczego cykl przeglądu decyduje o wartości zapisu bardziej niż jego objętość
- Które role trzeba nazwać, żeby księga nie zamieniła się w archiwum
- Co z programu mentoringowego warto zapisywać, a czego nie
Dla kogo jest ten artykuł:
- Osoby prowadzące programy mentoringowe i odpowiadające za ich ciągłość
- Mentorzy, którzy chcą przekazać dalej coś więcej niż własne notatki
- Menedżerowie odpowiadający za zarządzanie wiedzą w organizacji
Czas czytania: 7 minut
Księga nie jest archiwum rozmów
Najczęstszy błąd w budowaniu księgi wiedzy mentoringowej polega na przyjęciu, że ma być zapisem tego, co się wydarzyło. Taki zbiór rośnie szybko i równie szybko przestaje być czytany, bo nie odpowiada na żadne pytanie zadane po fakcie. Notatka z rozmowy jest dokumentem relacji, a nie wiedzą organizacji.
Księga działa inaczej, gdy wpis zaczyna się od sytuacji powtarzalnej, a nie od daty spotkania. „Mentee wchodzi w rolę kierowniczą i unika rozmów o wynikach zespołu” jest adresem, pod który ktoś kiedyś trafi. „Spotkanie z dnia…” nie jest.
Druga różnica dotyczy adresata. Wpis pisany do siebie zostaje skrótem zrozumiałym dla autora; wpis pisany do następnego mentora musi zawierać kontekst, który autor uważa za oczywisty. To właśnie ten nadmiarowy kontekst decyduje o tym, czy księga przeżyje rotację ludzi.
Format wpisu: czego uczy raport poakcyjny
Dziedziną, która zmierzyła się z tym problemem wcześniej niż mentoring, jest zarządzanie kryzysowe. Raport poakcyjny (after action report, AAR) jest tam standardowym artefaktem wiedzy, a przegląd takich raportów opublikowany w recenzowanym czasopiśmie zdrowia publicznego („Int J Environ Res Public Health”) i dostępny w pubmed.ncbi.nlm.nih.gov analizuje, jak wnioski z reakcji na realne zdarzenia zasilają praktykę i planowanie ćwiczeń. Autorzy opisują podejście „lessons learned” jako praktykę zarządzania wiedzą służącą szerszemu uczeniu się organizacji i korzystają z publicznego repozytorium wniosków, prowadzonego wspólnie przez amerykański Departament Bezpieczeństwa Krajowego i FEMA.
Dla księgi mentoringowej najważniejsze jest to, że autorzy wprost nazywają ograniczenia tej praktyki: systematyczne uczenie się bywa ograniczone przez sposób, w jaki raporty są sporządzane. Innymi słowy format zapisu jest częścią problemu, a nie neutralnym pojemnikiem.
Praktyczny wniosek dla wpisu jest prosty. Opisuj sytuację, zastosowane podejście, obserwowany efekt i to, co zrobiłbyś inaczej — każdą z tych rzeczy osobno. Rozdzielenie obserwacji od interpretacji jest jedyną rzeczą, która pozwala późniejszemu czytelnikowi nie zgodzić się z autorem, zachowując jego materiał.
Cykl przeglądu: wpis bez rewizji jest hipotezą
Zapis, do którego nikt nie wraca, nie jest wiedzą organizacji, tylko jej wspomnieniem. Dlatego księga potrzebuje nazwanego rytmu przeglądu, a nie dobrych intencji.
Gotowym szkieletem jest cykl refleksyjny Gibbsa, używany w kształceniu zawodowym jako ustrukturyzowana droga od opisu zdarzenia, przez uczucia, ocenę i analizę, do wniosku i planu działania. Artykuł w „Nurse Education Today”, dostępny w pubmed.ncbi.nlm.nih.gov, pokazuje go w roli ramy dla uporządkowanej refleksji nad odbytym stażem badawczym: opis doświadczenia, towarzyszące mu odczucia, a następnie szanse i trudności poddane ocenie i analizie, zakończone planem działania dla kolejnych osób.
Dla księgi mentoringowej ta rama wyznacza momenty przeglądu. Pierwszym jest przegląd wpisu przez autora po zamknięciu relacji mentoringowej — wtedy, gdy wiadomo już, co z proponowanego podejścia zadziałało. Drugi to przegląd okresowy prowadzony przez kogoś innego niż autor, którego zadaniem jest sprawdzić, czy wpis nadal opisuje organizację, która istnieje.
Rytm przeglądu warto zapisać razem z wpisem. Data następnego spojrzenia jest tańsza niż procedura i daje się wyegzekwować.
Role wokół księgi
Kurator wiedzy odpowiada za strukturę księgi i za przeglądy okresowe. To jedyna rola, która patrzy na całość i widzi, że dwa wpisy mówią to samo albo że trzeci przeczy obu.
Mentor jest autorem wpisu i odpowiada za rozdzielenie obserwacji od interpretacji. Jego nazwisko przy wpisie nie jest zasługą, tylko adresem na wypadek pytania.
Mentee jest źródłem materiału i powinien znać zakres zapisu. Tu leży granica etyczna całego przedsięwzięcia: w księdze zostaje wzorzec sytuacji, a nie opis konkretnej osoby.
Rozdzielenie tych funkcji chroni przed dwiema typowymi awariami: księgą pisaną przez wszystkich i nieporządkowaną przez nikogo oraz księgą, która przestała być bezpieczna dla osób, których dotyczy.
Czytaj także
- Przewodnik: jak stworzyć i rozwijać księgę wiedzy mentoringowej — szersze ujęcie całego przedsięwzięcia
- Cyfrowy narzędziownik mentora — warstwa narzędziowa, w której księga mieszka
- Otwartość na feedback — skąd bierze się materiał, który do księgi trafia
Rozwijaj kompetencje
Temat rozwijają szkolenia Coaching — stymulacja i wspieranie rozwoju pracowników oraz Coaching w projektach IT. Pierwsze porządkuje warsztat osoby prowadzącej rozwój, drugie osadza go w realiach zespołu technicznego. Skontaktuj się z nami, żeby dopasować zakres do programu, który prowadzisz.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czym jest zarządzanie wiedzą w firmie w kontekście mentoringu?
To praktyka przenoszenia wniosków z pojedynczych relacji mentoringowych na poziom organizacji, tak żeby następna osoba w podobnej sytuacji nie zaczynała od zera. Przegląd raportów poakcyjnych dostępny w pubmed.ncbi.nlm.nih.gov opisuje podejście „lessons learned” właśnie jako praktykę zarządzania wiedzą służącą uczeniu się organizacji, a nie jako archiwizację.
Jak zbudować bazę wiedzy w firmie, żeby ludzie z niej korzystali?
Zacznij od adresowania wpisów sytuacjami, a nie datami, i od opisania, kto odpowiada za przegląd. Baza, w której wpis ma datę następnego spojrzenia i nazwanego kuratora, zachowuje aktualność; baza bez obu tych rzeczy rośnie i przestaje być czytana, niezależnie od tego, jak dobre jest narzędzie.
Czym różni się księga wiedzy mentoringowej od lessons learned w projekcie?
Zakresem i wrażliwością materiału. Wnioski projektowe dotyczą przebiegu prac i można je opisywać wprost. Wpis mentoringowy dotyczy osoby, więc do księgi trafia wzorzec sytuacji i zastosowane podejście, a nie historia konkretnego człowieka. Rama porządkująca jest wspólna, granica zapisu — nie.
Jakie narzędzia mentoringowe są potrzebne do prowadzenia księgi?
Mniej, niż zwykle się zakłada. Wystarczy miejsce z historią zmian, spójny szablon wpisu oraz lista przeglądów z datami. Narzędzie dobiera się na końcu, po ustaleniu formatu i rytmu — odwrotna kolejność kończy się migracją treści, która nie miała struktury, do systemu, który jej nie narzuci.