Podejmowanie Decyzji w Zarządzaniu Projektami

W projektach decydowanie jest niezwykle ważne – brak sprawnego podejmowania decyzji zwykle powoduje zatrzymanie projektu. Dziś przyjrzymy się tym procesom.

Decydowanie łączy 3 aspekty koncepcji

Podział na fazy (np. ustalanie „kamieni milowych” , zatwierdzenie planów, decyzje o przejściu do następnej fazy, akceptacja produktu / podproduktu)
Proces kontroli (np. etap przygotowanie – w jaki sposób przystąpimy do pracy? Czy najpierw wykonamy czynność A czy B? )
Aspekty kontroli projektu (np. decyzje dotyczące jakości – czy na podstawie wyników testów zlecić podjęcie środków zaradczych? Co zrobimy jak dostarczone materiały nie spełnią warunków?)

Hierarchia decyzji

Decyzje są podejmowane na różnych poziomach
Trzeba ustalić kto ma prawo do podejmowania decyzji na określonym poziomie – kto ma prawo podejmować decyzje na poziomie projektu, fazy, działania.
Decyzje z wyższego poziomu określają granice ale muszą też pozostawiać pewną przestrzeń swobody
Decyzje wyższego poziomu podejmowane są rzadko, a im niższy poziom to częstsze decyzje ale o mniejszym znaczeniu
Ważnym aspektem w decydowaniu jest delegowanie odpowiedzialności i uprawnień

Podstawa procesów decyzyjnych (dane wejściowe):

– Informacje

Formalne (listy, dokumenty, notatki, plany, itp.)
Nieformalne (rozmowy, dyskusje, itp.)

– Doświadczenie

Własne
Członków zespołu
Doradców, specjalistów itp.

– Intuicja – często niedoceniana, niemniej ważna.

Obowiązuje niepisana zasada: „Jeśli w zespole nie ma choćby jednej osoby, która ma zaufanie do Twojej intuicji to nie podejmuj się zarządzania projektem.”

– Ponadto trzeba ustalić:

Czy już istnieją jakieś procedury podejmowania decyzji?
Kto dostarcza informacji poprzedzających podjęcie decyzji?
Kiedy ma być wydana decyzja?

Decyzje podejmowane przez innych

Decyzje narzucone (odgórne) – nawet jeśli się z nimi nie zgadzasz popieraj je przed zespołem i realizuj ich treść. Wyjątek stanowią sytuacje naruszenia prawa lub Twojego systemu wartości – wtedy zdecyduj i jeśli sprawa jest dla Ciebie naprawdę ważna poinformuj przełożonego i licz się z koniecznością odejścia z projektu.
Decyzje grupowe – grupowe podejmowanie decyzji jest często czaso- i kosztochłonne ale ma silny walor motywacyjny a nierzadko również jakościowy.
Decyzje innych członków Twojego zespołu – jeśli są w ramach ich kompetencji i nie są jednoznacznie złe to wspieraj je.

autor: Ekspert EITT